Mūsų įmonė siekia, kad mūsų komanda galėtų naudotis išsamia informacija apie įrašus, duomenis tiksliai įvesti ir savarankiškai dirbti nuotolinėje aplinkoje. Jeigu Jūs turėsite galimybę tiksliai tvarkyti įrašus, į juos įvesite duomenis ir savarankiškai dirbti nuotolinėje aplinkoje, tai jums bus labai tinkama. Šiame darbe Jūs būsite atsakingi už skaitmeninių failų priežiūrą, duomenų bazių atnaujinimą, administracinių įrašų organizavimą ir informacijos tikslumą. Jūsų dėmesys detalumui, patikimumui ir įsipareigojimui užtikrinti duomenų tikslumą atliks svarbų vaidmenį remiant kasdienes operacijas ir padedant mūsų komandai išlikti organizuotai ir produktyviai. Pagrindinės pareigos: Intake & indeksavimas. • Gauti failus iš bendrų dėžučių, portalų, vidinių bilietų įrišimų ir debesų aplankų. • Patvirtinkite dokumentų tipą, reikiamus laukus, parašus ir priedus. • Kiekvienas įrašas indeksuokite naudojant standartinius metaduomenis (kliento/projekto ID, datos, dokumentų kategorijos, regiono).

• Taikyti standartizuotus pavadinimų susitarimus ir aplankų struktūras. • Konvertuoti formatus, kai reikia (PDF sujungti/suskaldyti, paveikslėlį į-PDF, suspaudimą, versijų žymėjimą). • Išlaikyti kontroliuojamas bibliotekas (galutinis vs projektas vs archyvuotas), įskaitant išlaikymo žymas. Kokybės kontrolė • Atlikti kasdienius patikrinimus vietoje, siekiant dubliuoti, klaidingas failus, trūkstamus puslapius, ir neskaitomus skenavimus. • Flaginės išimtys ir maršrutas juos į teisingą savininką su aiškiomis pastabomis. • Išlaikyti klaidų žurnalus ir prisidėti prie proceso patobulinimų, kurie sumažina rework.

Įrašų valdymas ir atitiktis • Tvarkykite jautrius įrašus, kuriuose yra griežti prieigos kontrolės ir konfidencialumo reikalavimai. • Sekite saugojimo tvarkaraščius, teisines laikymo instrukcijas ir ištrynimo/archialias taisykles. • Remkite įrašus greitai traukdami ir dokumentuodami klientų grandinę. Bendradarbiavimas ir komunikacija. Koordinuokite su HR, finansais, operacijomis, teisinėmis ar klientų komandomis, kad paaiškintumėte failų reikalavimus. Pateikite būsenos atnaujinimus užklausoje, pasisukimo laiką ir tvarkymo metu rastas problemas. Įrankiai gali naudoti: • Debesies saugojimo (Google Drive/SharePoint/Dropbox), dokumentų tvarkymo priemones (Adobe Acrobat arba jam lygiaverčiai), skaičiuotuvus, bilietų rinkmenas (Jira/Asana/ServiceNow), e-pasirašymų platformas ir pagrindinius biuro našumo didinimo įrankius. • Sėkmės parametrai (pavyzdžiai): • Tikslumo koeficientas (misfile/metaduomenų klaidų lygis) • Apsisukkite laiką nuo gavimo iki pateikimo pateikimo • Atgal dydis ir kasdien perdavimas • Audito greitis ir išsam

• Atitikties (prieigos kontrolės, išlaikymo žymėjimo) kvalifikacijos: • Įrašų valdymo, administravimo palaikymo, raštinės arba dokumentų valdymo (pageidautina) patirtis. • Didelis dėmesys detalumui; galimybė nuosekliai laikytis pavadinimų ir (arba) įvardijimo taisyklių. • Patogus naudojimasis konfidencialia informacija ir griežtomis procedūromis. • Pagrindinis kompiuterio išmanymas: failų sistemos, skaičiuoklės, PDF, bendradarbiavimo priemonės. Tai yra beta funkcija, leidžianti išvengti šiukšlių. Įmonės gali ieškoti šių žodžių, kad surastų pareiškėjų, kurie tai skaito ir mato, kad jie yra žmonės.