Piešķirot īpašu pakalpojumu un organizējot biznesa operācijas, mūsu uzņēmums meklē detalizētu, orientētu administratīvo datu ieraksta failu Clerk, lai pievienotos mūsu komandai. Ja jūs excel, veicot ierakstu pārvaldību, ievadot datus precīzi un neatkarīgi, un strādājot attālinātā vidē, šī iespēja var būt jums piemērota. Šajā lomā jūs būsiet atbildīgi par digitālo failu uzturēšanu, datubāzu atjaunināšanu, administratīvo ierakstu organizēšanu un informācijas nodrošināšanu, precīzi un efektīvi. Jūsu uzmanības centrā ir sīka informācija, uzticamība un datu precizitāte, kas būs svarīga, atbalstot ikdienas operācijas un palīdzot mūsu komandai palikt organizētā un produktīvā. Svarīgākie pienākumi: Intake & indeksācija. • Saņem failus no dalītiem inboxiem, portāliem, iekšējās biļešu biļetes un mākoņu mapēm. • Apstiprināt dokumentu tipu, nepieciešamos laukus, parakstus un pielikumus. • Apstiprināt katru ierakstu, izmantojot standarta metadatus (klienta/projekta ID, datuma, dokumentu kategorijas, reģiona).

• Piemērot standartizētu nosaukumu konvenciju un mapju struktūras. • Pārvērst formātus, kad nepieciešams (PDF apvienošana/saistīts, attēlu- uz- PDF, saspiežot, versijas marķēšana). • Turēt kontrolētas bibliotēkas (galīgais vs projekts vs arhivēšanas tags). Kvalitātes kontrole • Veikt ikdienas vietas pārbaudes dublikātiem, nepareizas datnes, trūkstošas lapas, un nelasāmu skenēšanu. • Flag izņēmumi un maršruts tos pareizam īpašniekam ar skaidrām piezīmēm. • Saglabāt kļūdu žurnālus un veicināt procesu uzlabojumus, kas samazina atkārtotu darbu.

Ierakstu pārvaldība un atbilstība • Apkopot sensitīvus ierakstus ar stingru piekļuves kontroli un konfidencialitāti. • Sekot saglabāšanas grafikiem, juridiskajiem noteikumiem un dzēšanas/arhivēšanas noteikumiem. • Atbalsta auditus, strauji velkot ierakstus un dokumentējot klientu ķēdi. Sadarbība un saziņa. Koordinācija ar HR, Finanses, Operācijas, Juridiskās vai klientu komandas, lai precizētu prasības attiecībā uz failu. Nodrošināt statusa atjauninājumus par atpakaļpiegādes, apgriezienu laiku un apstrādes laikā atrastās problēmas. • Rīki, kurus var izmantot: • Mākoņdatnes uzglabāšana (Google Drive/SharePoint/Dropbox), dokumentu rīki (Adobe Acrobat vai līdzvērtīgi), izklājlapas, biļetes (Jira/Asana/ServiceNow), e-paraksta platformas un biroja produktivitātes pamatinstrumenti. • Panākumu rādītāji (piemēri): • Novērošanas ātrums (misfile/metadatu kļūdu ātrums) • Apgrieziena laiks no saņemšanas līdz iesūtīšanai • Atpakaļ izmēram un ikdienas caurlaidei • Revīzijas ātrums un pilnīgums

• Atbilstības ievērošana (piekļuves kontrole, saglabāšanas marķēšana) Kvalifikācija: • Pieredze ierakstu pārvaldībā, administrācijā, pārrakstīšanās darbā vai dokumentu kontrolē (pievērsta). • Spēcīga uzmanība sīkumiem; var konsekventi ievērot nosaukumu/filializācijas noteikumus. • Ērta apstrāde ar konfidenciālu informāciju un stingras procedūras. • Pamatprasme datorā: failu sistēmas, izklājlapas, PDF un sadarbības rīki. Šī ir beta funkcija, lai izvairītos no mēstuļu pieteikumu iesniedzējiem.