La empresa Ellipsis está emergiendo como líder del mercado en “GEO” para las empresas de tecnología B2B. Este es un papel de alto impacto, práctico en una agencia de rápido movimiento y ambiciosa. La transición a la búsqueda de IA ha puesto a mucha de la industria SEO en el reverso. Ellipsis siempre ha sido un producto de seguimiento (construido en la empresa), los datos (~25 millones de respuestas de IA para el análisis, con más seguimiento semanal) y la ejecución final de la estrategia, la escritura, el diseño interno, la optimización y la presentación de informes de rendimiento. Estamos buscando un asistente ejecutivo para ayudar a nuestro director de empresa y de administración, Alex, y nuestro jefe de personal, Anna, hacen el mejor uso posible de su tiempo, mientras que garantizan un trabajo importante, coordinado y seguido por un enfoque más amplio.

El 40% de apoyo a Anna en las prioridades empresariales más amplias, incluyendo finanzas y administración de personas. El trabajo remoto requiere confianza, y en este papel será absolutamente crítico. La confianza se construye con el tiempo, y por lo tanto sus responsabilidades crecerán con el tiempo. Nuestra esperanza es que usted será indispensable para el negocio, pero entendemos que tomará meses para llegar a este lugar. Por lo tanto, a continuación se encuentra una lista de algunas de las responsabilidades que usted será capaz de crecer en el tiempo. Apoyo a Alex Su responsabilidad más importante es ayudar a Alex a maximizar su tiempo, proteger su atención, reducir el cambio de contexto innecesario, y permanecer enfocado en el trabajo donde agrega el mayor valor. • Gestión de calendario: propio y gestionar el diario y calendario de Alex. Proteger el trabajo centrado y crear espacio para las prioridades estratégicas. Tomar decisiones de programación sensatas utilizando su conocimiento de las prioridades de Alex, resolver enfrentamientos proactivamente, y tener en cuenta la preparación, el tiempo de viaje, la ubicación, las zonas horarias y el propósito de cada reunión.

• Redactar los correos electrónicos, comprender los posibles cursos de acción y presentar información a Alex de manera que pueda proporcionar rápidamente un lote de respuestas que le desbloqueen. Reciban respuestas, acciones y compromisos excepcionales, y creen plantillas y sistemas para los patrones de correo electrónico recurrentes de modo que no desaparezcan mensajes y obligaciones importantes. • Reuniones informativas: Preparar una reunión informativa matutina clara y concisa para Alex al comienzo de cada día antes de iniciar sesión (8.30am uk), dándole una visión general de su calendario, prioridades, plazos, decisiones y seguimiento pendientes. • Supervisar sus canales de comunicación pertinentes, utilizar el juicio para identificar lo que necesita su atención, y asegurarse de que se le recuerda la importancia de las tareas, los compromisos y la preparación con antelación. Estas reuniones informativas a veces también se requieren por la tarde. • Tareas cotidianas: El mandato de este papel no es “seguir este proceso claramente definido cada vez”, sino “tomar este proyecto y determinar con antelación”. Estas tareas podrían ser necesarias para la gestión, redacción y edición de información sobre el trabajo, y realizar tareas de investigación.

• Reuniones: Prepárese para las reuniones, incluyendo asegurar que se preparan diapositivas, agendas y notas internas. Su objetivo es garantizar que utilicemos el tiempo de reunión de la manera más eficaz y que podamos poner nuestro mejor pie hacia adelante. Utilice herramientas de IA aprobadas para capturar y resumir reuniones cuando sea apropiado, luego compruebe la salida para ver si hay precisión y falta de matices. Extraiga decisiones, acciones, propietarios y plazos; cree tareas de seguimiento y comunicaciones; y asegúrese de que se completan las acciones acordadas. Esto se trata de una excelente preparación y seguimiento, en lugar de tomar minutos tradicionales como un fin en sí mismo. • Viajes: Coordinar viajes complejos para Alex. Prepare itinerarios claros y gestione vuelos, hoteles, transporte, reuniones, cenas y contingencias. • Administración personal ocasional: Este es un papel centrado en el negocio y la responsabilidad abrumadora es con el negocio. Puede pedirse ocasionalmente que cuide de su administración personal para Alex donde esto proteja significativamente su tiempo.

• Administración de finanzas: Esta es una parte importante del papel. Apoye a Anna con la administración de finanzas cotidiana de Ellipsis. Esto incluye los gastos de presentación, la recogida de facturas y recibos, la preparación de facturas de clientes para la revisión, la recopilación de facturas de freelancer y proveedor, la preparación de información de pago para la aprobación, y la búsqueda de pagos tardíos de clientes. Usted mantendrá registros precisos y ordenados, ayudará a gestionar la bandeja de entrada de finanzas, y señalar las discrepancias rápidamente. Anna y nuestros contadores siguen siendo responsables de la nómina, pensiones, cumplimiento y todas las decisiones contables - su papel es ma