Hoofdkwartier: Oxford, UK URL: https://getellipsis.com Beschrijving Ellipsis is opkomende als marktleider in

40% ondersteuning van Anna op bredere zakelijke prioriteiten, waaronder financiën en mensenadministratie. Remote werk vereist vertrouwen, en in deze rol zal dit absoluut kritisch zijn. Vertrouwen is gebouwd in de tijd, en dienovereenkomstig zal uw verantwoordelijkheden groeien in de tijd. Onze hoop is dat u onmisbaar zal blijken voor het bedrijf, maar we begrijpen dat het zal maanden duren om naar deze plaats te komen. Zo, hieronder is een lijst van een aantal van de verantwoordelijkheden die u zult kunnen groeien in de tijd. Ondersteuning aan Alex Uw belangrijkste verantwoordelijkheid is het helpen Alex maximaliseren van zijn tijd, zijn aandacht te beschermen, te verminderen onnodige context-schakelaar, en blijf gericht op het werk waar hij de meeste waarde toevoegt. • Kalenderbeheer: Eigen en beheren Alex... dagboek en kalender. Bescherm geconcentreerd werk en maak ruimte voor strategische prioriteiten. Maak verstandige beslissingen met behulp van uw kennis van Alex.

• Inbox en communicatie: Help de Managing Director met het onderhouden van een georganiseerde en efficiënte inbox, inclusief het opstellen van antwoorden of direct reageren op zijn naam op momenten. Doeltreffend triage e-mails, begrijpen mogelijke acties, en presenteren informatie aan Alex op een manier die hem snel een partij van antwoorden die u deblokkeren. Chase uitstaande antwoorden, acties en verbintenissen, en bouwen templates en systemen voor terugkerende e-mailpatronen, zodat belangrijke berichten en verplichtingen niet verdwijnen. • Briefings: Bereid een duidelijke, beknopte ochtendbriefing voor Alex aan het begin van elke dag voordat hij logt op (8.30am uk), zodat hij een overzicht van zijn schema, prioriteiten, termijnen, uitstaande beslissingen en follow-up. Houd toezicht op zijn relevante communicatiekanalen, gebruik te maken van oordeel om te identificeren wat zijn aandacht nodig heeft, en ervoor te zorgen dat hij wordt herinnerd aan belangrijke om te doen, verplichtingen en voorbereiding vooraf. Deze briefings zijn soms ook nodig in de middag. • Dag-tot-dag taken: De verantwoordelijkheid van deze rol is niet altijd duidelijk omschreven.

• Vergaderingen: Bereid je voor op vergaderingen, inclusief het garanderen van dia's, agenda's en interne notities worden voorbereid. Uw doel is ervoor te zorgen dat we de vergadertijd het meest effectief benutten en onze beste voet vooruit kunnen zetten. Gebruik goedgekeurde AI-tools om vergaderingen vast te leggen en samen te vatten waar nodig, controleer dan de output op nauwkeurigheid en ontbrekende nuance. Uitpakken van beslissingen, acties, eigenaren en deadlines; maak follow-uptaken en communicaties aan; en zorg ervoor dat overeengekomen acties worden voltooid.Dit gaat over uitstekende voorbereiding en follow-through, in plaats van traditionele minute-taking als een doel op zich. • Reizen: Coördineren van complexe reizen voor Alex. Bereid duidelijke routes voor en beheer van vluchten, hotels, transport, vergaderingen, diners en onvoorziene omstandigheden. • Af en af en toe een zakelijke taak: Dit is een zakelijke en overweldigende verantwoordelijkheid voor het bedrijf. U kunt af en toe worden gevraagd om persoonlijke admin voor Alex te nemen waar dit zijn tijd zinvol beschermt. Ondersteuning aan Anna en de bredere business Je zal direct aan Anna rapporteren.

• Financiën administratie: Dit is een belangrijk onderdeel van de rol. Steun Anna met Ellipsis' dagelijkse financiën administratie. Dit omvat het indienen van uitgaven, het verzamelen van facturen en ontvangsten, het voorbereiden van klantfacturen voor beoordeling, het verzamelen van freelancer en leveranciersfacturen, het voorbereiden van betalingsinformatie voor goedkeuring, en het jagen op late betalingen van klanten. U houdt de boekhouding nauwkeurig en netjes bij, helpt de financiële inbox te beheren, en vlag verschillen snel. Anna en onze accountants blijven verantwoordelijk voor de salaris, pensioenen, compliance en alle boekhoudkundige beslissingen - uw rol is om ma