Executive Operations & Project Manager Standort: Los Angeles, CA (Hybrid) Jobtyp: Unabhängiger Auftragnehmer (1099) Stunden: Ca. 10 Stunden pro Woche bis zum Start der Kompensation: 25–35 $/Stunde (Basierend auf Erfahrung) Über Viva Wellness Drip Viva Wellness Drip ist ein schnell wachsendes Concierge-Wellness-Unternehmen, das sich auf die Bereitstellung von Premium-Gesundheitserfahrungen direkt an unsere Kunden spezialisiert hat. Wir sind spezialisiert auf mobile IV-Therapie, Wellness-Injektionen, Peptid-Programme, ästhetische Behandlungen, Concierge-Pflege, Corporate Wellness-Services, Luxus-Hospitality-Partnerschaften und Wellness-Aktivierungen in den USA. Während wir unsere Dienstleistungen, Partnerschaften und Operationen weiter ausbauen, suchen wir nach einer außerordentlich organisierten, proaktiven und einfallsreichen Executive Operations & Project Manager, die direkt an unseren Gründern arbeitet und die nächste Wachstumsphase des Unternehmens vorantreiben. Dies ist eine spannende Gelegenheit, um einer der ersten operativen Führungspersönlichkeit innerhalb eines schnell wachsenden Unternehmens zu werden, in dem Sie fast jeden Aspekt des Unternehmens eingreifen – von Operationen und Projektmanagement bis hin zu strategischen Initiativen, Marketing,

Als Executive Operations & Project Manager dienen Sie unseren Gründern als operative Hand, helfen bei der Koordinierung von Prioritäten, verwalten Projekte, verbessern die Kommunikation über Abteilungen hinweg und halten gleichzeitig mehrere Geschäftsinitiativen in Bewegung. Jeden Tag sehen Sie anders aus. Eines Tages können Sie einen neuen Service starten, der nächste können Sie an Bord neuer Auftragnehmer helfen, Organisation von Unternehmensdokumentationen, Follow-up zu strategischen Partnerschaften oder bei der Vorbereitung auf ein großes Corporate Wellness-Event. Wenn Sie jemand sind, der in einem unternehmerischen Umfeld gedeiht, genießt mehrere Hüte tragen, und möchte neben einem schnell wachsenden Unternehmen wachsen, würden wir gerne von Ihnen hören. Wichtige Aufgaben: Executive Operations • Verwalten Sie Executive Kalender, Terminplanung und Sitzungskoordination. • Organisieren Sie wöchentliche Prioritäten und Executive Action-Elemente. • Verfolgen Sie Fristen und gewährleisten Sie Follow-through auf wichtige Initiativen. • Bereiten Sie Meeting-Agendan und Dokument-Aktionspunkte. • Koordination Executive Reise- und Logistik-Aktivitäten, wenn erforderlich. • Assist mit Executive Korrespondenz und interne Kommunikation. Projektmanagement • Halten Sie Unternehmensprojekte organisiert und voran. • Koordinierung von Zeitlinien über mehrere Abteilungen. • Folgen Sie mit Lieferanten, Auftragnehmern, Partnern und Dokumenten, unterstützen Sie Ihre Partner,

• Organisation von Unternehmensdateien, Dokumenten und internen Systemen. • Pflege und Aktualisierung von Standardbetriebsverfahren (SOPs). • Unterstützung von Auftragnehmern an Bord und Verwaltungsprozessen. • Unterstützung von operativen Workflows und Effizienzen. • Koordination der Kommunikation zwischen Abteilungen. • Unterstützung von täglichen administrativen und operativen Bedürfnissen. Querschnittsübergreifende Unterstützung Arbeiten Sie eng mit unseren Gründern zusammen und arbeiten Sie mit Abteilungen zusammen, darunter: • Geschäftsentwicklung • Marketing • Operationen • Klinische Dienste • Dispatch & Wellness Koordinatoren • Inventarverwaltung • Events & Corporate Wellness Sie helfen dabei, Projekte in der gesamten Organisation aufeinander abzustimmen, zu organisieren und effizient weiterzuentwickeln. Qualifikationen: Erforderlich • Mindestens 3 Jahre Erfahrung, die Führungskräfte, Gründer oder Führungsteams unterstützt. • Starke Projektmanagement- und Organisationsfähigkeiten. • Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikation. • Außergewöhnliche Aufmerksamkeit für Details. • Fähigkeit, mehrere Projekte gleichzeitig zu priorisieren. • Hohe Professionalität und Diskretion bei der Handhabung vertraulicher Informationen. • Leistungsvermögen mit Google Workspace und Microsoft Office. • Fähigkeit, unabhängig mit minimaler Aufsicht zu arbeiten. • Unerreichte Sorgfalt für die Detailarbeit. • Fähigkeit, mehrere Projekte gleichzeitig zu priorisieren. • Hohesentieren. • Hohe Professionalität und Diskrelig

• Vertrautheit mit Projektmanagementplattformen wie Asana, ClickUp, montags.com, Trello oder Notion. • Erfahrung bei der Unterstützung mehrerer Führungskräfte oder Abteilungen. Was wir suchen Der ideale Kandidat ist proaktiv, zuverlässig, einfallsreich und nimmt natürlich Besitz an. Sie sind die Art von Person, die Probleme bemerkt, bevor andere tun, genießt die Schaffung von Organisation aus Komplexität, kommuniziert professionell und ist stolz darauf, ein Unternehmen zu helfen, effizienter zu arbeiten. Sie warten nicht darauf, was zu tun ist – Sie antizipieren Bedürfnisse, lösen Probleme und helfen, das Unternehmen voran zu bewegen. Vor allem sind Sie begeistert, ein schnell wachsendes Unternehmen, wo Sie die Möglichkeit haben, Ihre Verantwortung zu erhöhen und eine sinnvolle Wirkung zu erzielen. Kompensation & Wachstum Diese Position beginnt als 1099 unabhängiger Auftragnehmer durch eine anfängliche 90-Tage-Vertrag-zu-Miete Engagement. Die ersten 90 Tage sind darauf ausgerichtet, eine starke gegenseitige Passform zu gewährleisten, während Sie und Viva Wellness Drip eine Chance bieten, eine erfolgreiche langfristige Arbeitsbeziehungen aufzubauen. Nach einem erfolgreichen Engagement gibt es eine beträchtliche Chance für erweiterte Stunden, erweiterte ipcier-Service-Unternehmen und eine schnelle Rolle zu übernehmen.